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Consejos para que las personas multitarea se enfoquen

Escrito por Esther Enales

Directora de Gestión del Cliente de IMQ Prevención

Consejos para que las personas multitarea se enfoquen

En el mundo actual, donde la velocidad y la eficiencia son claves, la multitarea se ha convertido en una habilidad indispensable. Sin embargo, aunque realizar varias tareas al mismo tiempo puede parecernos una forma de optimizar nuestro tiempo, lo cierto es que puede tener un impacto negativo en la calidad del trabajo y en la salud mental de las personas. ¿Cómo evitarlo? En este artículo, se ofrecen algunos consejos para mejorar el enfoque y ser más efectivos al realizar múltiples tareas.

Priorizar

No todas las tareas son iguales. Antes de comenzar a trabajar, se deberían dedicar unos minutos a identificar las tareas más importantes y urgentes, enfocándose primero en ellas y luego pasar a las menos relevantes.

La Matriz Eisenhower puede ayudar a decidir qué hacer primero, qué abordar después, qué delegar y qué eliminar:

  • Urgente e importante: hacerlo ahora mismo.
  • Importante, pero no urgente: programar tiempo específico para completarlo.
  • Urgente, pero no importante: delegar si es posible.
  • No es urgente ni importante: considerar eliminar esta tarea por completo.

Dividir las tareas grandes en más pequeñas

Las tareas grandes pueden generar ansiedad. Dividirlas hace que parezcan menos intimidantes. Es buena idea desglosar el proyecto o tarea en acciones específicas y alcanzables. Completar cada tarea pequeña ofrece una sensación de logro e impulsa a seguir adelante. Por ejemplo, en lugar de simplemente «Escribir un informe», hacer una lista de «Investigar el tema», «Crear un esquema», «Redactar el primer borrador», «Revisar y editar», etc. y para mantener la motivación, establecer hitos más pequeños a lo largo del camino.

Usar una pizarra, papel u herramientas digitales para crear un diagrama o mapa mental de la tarea dividida en subtareas. Esto brinda una visualización clara y ayuda a identificar obstáculos.

Finalmente, cabe asignar bloques específicos de tiempo a cada subtarea más pequeña, evitando que una sola monopolice el día y obliga a tomar medidas en pasos más manejables.

Eliminar las distracciones

Las distracciones son el enemigo número uno de la concentración. Cuando se esté trabajando en una tarea importante, hay que asegurarse de eliminar todas las posibles distracciones, como teléfono móvil, redes sociales o el correo electrónico.

Tomar descansos regulares

El cerebro necesita descansar para poder funcionar correctamente. Tomar descansos regulares de 5 a 10 minutos cada hora para evitar la fatiga mental y mantener la concentración es una buena idea.

Aprender a delegar

No tenemos que hacerlo todo. Existe la posibilidad de delegar algunas tareas a otras personas, lo que ayudará a liberar tiempo para enfocarse en las tareas más importantes.

Practicar la atención plena

La atención plena es una práctica que ayuda a enfocarte en el presente y a evitar distracciones. Hay muchas maneras de practicar la atención plena, como la meditación o el yoga.

Dormir lo suficiente

El sueño es esencial para la salud mental y física. Un buen descanso, nos ayuda a concentrarnos y mejora la productividad.

Cuidar la salud

Llevar un estilo de vida saludable ayudará a tener más energía y a mejorar la capacidad de concentración. Hay que asegurarse de llevar una dieta sana, hacer ejercicio regularmente y dormir lo suficiente.

Utilizar herramientas de productividad

Existen numerosas herramientas de productividad, que pueden ser útiles en la gestión de tareas (como Trello, Asana o Todoist), calendarios con funciones de bloqueo de tiempo (como Google Calendar o Calendly) o herramientas para tomar notas (como Evernote o Notion).

Experimentar con diferentes herramientas y personalizar nuestro sistema de productividad basándose en las necesidades y estilo de trabajo representa una ayuda. Combinar estas herramientas con la Técnica Pomodoro, que consiste en trabajar de forma concentrada por bloques de 25 minutos, seguidos de descansos cortos, también. Existen apps que actúan como «temporizadores Pomodoro».

Ser pacientes

Cambiar los hábitos y mejorar la capacidad de enfoque lleva tiempo. No hay que desanimarse si no se ven resultados inmediatos. Siendo pacientes y constantes, con el tiempo se verán mejoras significativas.

Conclusión:

La multitarea no es una mala práctica en sí misma, pero es importante saber cómo hacerlo de forma efectiva. Siguiendo estos consejos, se puede mejorar el enfoque y aumentar la productividad al realizar múltiples tareas.

Recordar:

  • La calidad es más importante que la cantidad.
  • Es mejor hacer una cosa a la vez y hacerlo bien, que hacer varias cosas a la vez y hacerlo mal.
  • Nuestra salud mental y física es importante. Cuidarse ayuda a mejorar tu productividad.

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