La inteligencia emocional en las reuniones

A menudo muchas personas trabajadoras sienten que en las reuniones de trabajo pierden gran parte de su estimado tiempo. Lograr el efecto contrario y hacer que estas sesiones se conviertan en un tiempo productivo y creativo depende en gran medida de las emociones de los participantes. Entonces, ¿cómo se pueden lograr reuniones más agradables, de las cuales obtener resultados más positivos?

En ocasiones las reuniones se convierten en “ladrones del tiempo” porque las personas están incómodas, molestas, cansadas o preocupadas y, por lo tanto, se involucran menos y están más cerradas a escuchar o aportar. Se puede dar la circunstancia, además, de que habitualmente opinan los mismos participantes de siempre, sólo deben asentir a las decisiones de sus superiores o están preocupados por las tareas pendientes que deben realizar.

Pero a pesar de que las reuniones de trabajo resulten a veces un tanto aburridas, y en ocasiones puedan parecer una pérdida de tiempo, lo cierto es que son necesarias y responsabilidad de sus organizadores mejorarlas. La meta no es solo hacerlas más breves y eficientes, sino lograr que los participantes se sientan satisfechos. 

En este sentido se deben contemplar y desarrollar por parte de los organizadores competencias de inteligencia emocional como la empatía y la autogestión. La emoción con que los colaboradores de una empresa van a una reunión es importante para que ésta sea provechosa, ya que si los asistentes se sienten cómodos, involucrados, escuchados y respetados, mejorará el bienestar y el resultado de la reunión.

Las personas participantes van a estar más creativas, aportarán ideas de provecho, se facilitará la reflexión y mejorará sustancialmente la calidad de los acuerdos y decisiones adoptados. Al concluir la reunión, las personas saldrán de la misma, por tanto, más motivadas para hacerse responsables de una tarea, comunicando la información necesaria a sus equipos y sintiéndose parte de una comunidad.

La clasificación de las emociones

Las emociones no actúan por sí mismas; son las personas las que sienten las emociones y las que se ven afectadas por ellas, por lo que es muy importante aprender a gestionarlas de manera positiva. Los expertos en psicología del trabajo clasifican las emociones en tres grupos:

• Las emociones limpias: son aquéllas que en sí mismas son saludables y positivas, como la alegría, la ilusión, el entusiasmo, la esperanza, la curiosidad, la simpatía, la generosidad, la constancia, etc.
• Las emociones contaminadas: son complejas y difíciles de gestionar y pueden enrarecer el entorno laboral con ingredientes conflictivos como, por ejemplo, la ansiedad, la envidia, el rencor, los celos, el miedo, el aburrimiento o la monotonía. Estas emociones contaminadas generan estrés, absentismo, frustración o conflictos de relaciones entre las personas.
• Las emociones frágiles: son el resultado de una carencia emocional en las personas y se producen cuando los miembros del equipo de trabajo carecen de las mencionadas emociones positivas, sin necesidad de estar presente una emoción negativa en su lugar. La ausencia de generosidad, gratitud, confianza o tranquilidad es un ejemplo de este tipo de situaciones emocionales.

Cómo conseguir que las reuniones se transformen en encuentros productivos

Presentamos a continuación unos útiles consejos para que las emociones transformen las reuniones en encuentros productivos: 

• Chequeo de emociones: el coordinador de la reunión puede preguntar a los asistentes que identifiquen con qué emoción llegaron a la reunión. Tal vez algunos digan con sueño, cansado o desinformado. Esta información facilita la comunicación y empatía entre los participantes al saber en qué estado de emoción se encuentran como punto de partida. 
• Poner foco en el presente: en la reunión los asistentes deben enfocarse mental y emocionalmente en el presente, lo que facilita un mayor aporte de su creatividad y participación. Esto implica, por ejemplo, dejar de mirar el móvil o pensar en las próximas tareas.
• Participar: en las reuniones es fundamental atreverse a opinar con asertividad y respeto a los demás. De esta manera, las personas se sienten cómodas e involucradas, los acuerdos son participativos y tienen sentido para todos.
• Lenguaje corporal: mirar a la cara y a los ojos al hablar y saber escuchar son claves para que las personas sientan que son respetadas, pues el lenguaje corporal también comunica. Por contra, descalificar genera emociones como la resistencia y la actitud defensiva, lo que obstaculiza la toma de decisiones y acuerdos. Se recomienda evitar esas miradas y sonrisas con sorna o comentarios realizados en voz baja cuando un participante opina, pues podría provocar que las personas se abstengan de aportar sus ideas. A través de las bromas, también se puede esconder la agresividad.
• Chequeo final: Finalmente, es recomendable que los participantes compartan su estado de ánimo y emociones al concluir la reunión. Esto ayudará a mejorar la calidad de los encuentros futuros. Es importante que quien coordina la reunión haga un resumen de los acuerdos adoptados, las próximas acciones o los compromisos adoptados por cada persona.

El directivo como gestor emocional

El deber como directivo es el de asumir la responsabilidad de favorecer las emociones limpias en su equipo de trabajo. El estilo de dirección que se emplee es el responsable en gran medida de propiciar o dificultar el equilibrio emocional individual y colectivo. Por tanto, es importante estimular la presencia de confianza, ilusión y motivación.

Igualmente importante es impulsar la curiosidad y la necesidad de progresar en creatividad e innovación. Para lograr todo esto es imprescindible mostrar gratitud por el logro y el esfuerzo y fortalecer la tolerancia ante la diversidad de opiniones y ante la presencia de contratiempos.

Además, es fundamental anticiparse para evitar las situaciones que generan ansiedad, ya sea por la falta de una planificación adecuada del trabajo, por falta de información, por establecer objetivos inalcanzables o por no aportar los recursos adecuados.